Zu Nachweiszwecken sind Unterlagen grundsätzlich aufzubewahren. Abhängig vom Kontext, der relativen Wichtigkeit der Unterlagen sowie der potentiellen Auswirkungen unterscheiden sich jedoch die Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Arten von Unterlagen.
Die verschiedenen Aufbewahrungsfristen sind nicht an einheitlicher Stelle vermerkt, sondern werden in verschiedenen Gesetzen und Bestimmungen für den jeweiligen Themenkomplex festgelegt. Dies umfasst u.a.:
- Handelsgesetzbuch (HGB)
- Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG)
- Steuerrecht (EStG, KStG, GewStG, AO; beachte §§ 169f. AO)
- Zivilrecht (BGB, ZPO)
- Aktiengesetz (AktG)
- Beamtenrecht
- Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr (FormAnpG)
Im Folgenden haben wir zu Ihrer Information die Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente gemäß §§ 238, 257 HGB sowie § 147 AO zusammengefasst.
| Dokument | Jahre |
| Abrechnungsunterlagen | 10 |
| Abtretungserklärungen | 6 |
| Akkreditive | 6 |
| Aktenvermerke | 6 |
| Änderungsnachweis der EDV-Buchführung | 10 |
| Angebote | 6 |
| Anlagevermögensbücher und -karteien | 10 |
| Anlieferungsscheine | 10 |
| Arbeitsanweisungen | 10 |
| Aufträge / Auftragsannahme | 10 |
| Ausfuhrunterlagen | 10 |
| Ausgangsrechnungen | 10 |
| Außendienstabrechnungen | 10 |
| Bankbelege | 10 |
| Bankbürgschaften | 10 |
| Begleitscheine | 10 |
| Beitragsabrechnung | 10 |
| Belege mit Buchfunktion | 10 |
| Bestandsaufnahmen und -meldungen | 10 |
| Betriebsabrechnungsbögen | 10 |
| Betriebskostenabrechnung | 10 |
| Betriebsprüfungsberichte | 10 |
| Betriebstagebuch | 10 |
| Bewertungsunterlagen | 10 |
| Bewirtungsunterlagen | 10 |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 10 |
| Bilanzunterlagen | 10 |
| Buchungsanweisungen / Buchungsbelege | 10 |
| Darlehensunterlagen | 10 |
| Dauerauftragsunterlagen | 10 |
| Debitorenlisten | 10 |
| Einfuhrunterlagen | 6 |
| Exportunterlagen | 6 |
| Frachtbriefe | 6 |
| Dokument | Jahre |
| Geschäftsbriefe | 6 |
| Gutachtliche Stellungnahmen | 6 |
| Handelsbriefe | 6 |
| Handelsregisterauszüge | 10 |
| Hauptabschlußübersicht (an Bilanz-Stelle) | 10 |
| Inventare | 10 |
| Investitionszulage | 10 |
| Jahresabschlüsse | 10 |
| Jahresabschlußerläuterungen | 10 |
| Journale | 10 |
| Kalkulationsunterlagen | 10 |
| Kassenberichte | 10 |
| Kassenbücher, -blätter und –belege | 10 |
| Kassenzettel | 10 |
| Kontenpläne | 10 |
| Kontoauszüge | 10 |
| Konzernabschluß / Konzernlagebericht | 10 |
| Kostenpläne und -planänderungen | 10 |
| Krankmeldungen | 10 |
| Kreditunterlagen | 10 |
| Lieferscheine / Leistungsnachweise | 10 |
| Lohnbelege / Lohnscheine | 10 |
| Lohnlisten | 10 |
| Dokument | Jahre |
| Magnetbänder mit Buchfunktion | 10 |
| Mahnbescheide | 10 |
| Mietunterlagen | 10 |
| Nachnahmebelege | 10 |
| Nebenbücher | 10 |
| Organisationsunterlagen | 10 |
| Organisationsunterlagen EDV-Buchführung | 10 |
| Pachtunterlagen | 10 |
| Personalakten | 10 |
| Preislisten | 6 |
| Protokolle | 6 |
| Prozessakten | 10 |
| Prüfbücher / Wartungsbücher Kfz | 6 |
| Prüfungsberichte | 10 |
| Quittungen | 10 |
| Rechnungen | 10 |
| Reisekostenabrechnungen | 10 |
| Reklamationen | 6 |
| Dokument | Jahre |
| Sachkonten | 10 |
| Saldenbilanzen | 10 |
| Scheck- und Wechselunterlagen | 10 |
| Schulungs- und Ausbildungsnachweise | 6 |
| Speicherbelegungsplan EDV-Buchführung | 10 |
| Spendenbescheinigungen | 10 |
| Statistiken | 6 |
| Steuerunterlagen | 10 |
| Stundennachweise | 10 |
| Tagesberichte | 10 |
| Überstundenlisten | 10 |
| Unfallanzeige / Unfallprotokoll | 6 |
| Urlaubsanträge | 10 |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 |
| Verkaufsbücher | 10 |
| Vermögensverzeichnis | 10 |
| Vermögenswirksame Leistung (Unterlagen) | 10 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 6 |
| Versicherungspolicen | 10 |
| Verträge | 10 |
| Wareneingang- und Zahlungsausgangsbücher | 10 |
| Zahlungsanweisungen | 10 |
| Zollbelege | 6 oder 10 |
| Zwischenbilanz | 10 |
