Datenmühle informiert über Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen

Zu Nachweiszwecken sind Unterlagen grundsätzlich aufzubewahren. Abhängig vom Kontext, der relativen Wichtigkeit der Unterlagen sowie der potentiellen Auswirkungen unterscheiden sich jedoch die Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Arten von Unterlagen.

Die verschiedenen Aufbewahrungsfristen sind nicht an einheitlicher Stelle vermerkt, sondern werden in verschiedenen Gesetzen und Bestimmungen für den jeweiligen Themenkomplex festgelegt. Dies umfasst u.a.:

  • Handelsgesetzbuch (HGB)
  • Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG)
  • Steuerrecht (EStG, KStG, GewStG, AO; beachte §§ 169f. AO)
  • Zivilrecht (BGB, ZPO)
  • Aktiengesetz (AktG)
  • Beamtenrecht
  • Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr (FormAnpG)

Im Folgenden haben wir zu Ihrer Information die Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente gemäß §§ 238, 257 HGB sowie § 147 AO zusammengefasst.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für verschiedene Arten von Dokumenten

Dokumententypen A-F

DokumentJahre
Abrechnungsunterlagen10
Abtretungserklärungen6
Akkreditive6
Aktenvermerke6
Änderungsnachweis der EDV-Buchführung10
Angebote6
Anlagevermögensbücher und -karteien10
Anlieferungsscheine10
Arbeitsanweisungen10
Aufträge / Auftragsannahme10
Ausfuhrunterlagen10
Ausgangsrechnungen10
Außendienstabrechnungen10
Bankbelege10
Bankbürgschaften10
Begleitscheine10
Beitragsabrechnung10
Belege mit Buchfunktion10
Bestandsaufnahmen und -meldungen10
Betriebsabrechnungsbögen10
Betriebskostenabrechnung10
Betriebsprüfungsberichte10
Betriebstagebuch10
Bewertungsunterlagen10
Bewirtungsunterlagen10
Bilanzen (Jahresbilanzen)10
Bilanzunterlagen10
Buchungsanweisungen / Buchungsbelege10
Darlehensunterlagen10
Dauerauftragsunterlagen10
Debitorenlisten10
Einfuhrunterlagen6
Exportunterlagen6
Frachtbriefe6

Dokumententypen G-L

DokumentJahre
Geschäftsbriefe 6
Gutachtliche Stellungnahmen 6
Handelsbriefe 6
Handelsregisterauszüge 10
Hauptabschlußübersicht (an Bilanz-Stelle) 10
Inventare 10
Investitionszulage 10
Jahresabschlüsse 10
Jahresabschlußerläuterungen 10
Journale 10
Kalkulationsunterlagen 10
Kassenberichte 10
Kassenbücher, -blätter und –belege 10
Kassenzettel 10
Kontenpläne 10
Kontoauszüge 10
Konzernabschluß / Konzernlagebericht 10
Kostenpläne und -planänderungen 10
Krankmeldungen 10
Kreditunterlagen 10
Lieferscheine / Leistungsnachweise 10
Lohnbelege / Lohnscheine 10
Lohnlisten 10

Dokumententypen M-R

DokumentJahre
Magnetbänder mit Buchfunktion 10
Mahnbescheide 10
Mietunterlagen 10
Nachnahmebelege 10
Nebenbücher 10
Organisationsunterlagen 10
Organisationsunterlagen EDV-Buchführung 10
Pachtunterlagen 10
Personalakten 10
Preislisten 6
Protokolle 6
Prozessakten 10
Prüfbücher / Wartungsbücher Kfz 6
Prüfungsberichte 10
Quittungen 10
Rechnungen 10
Reisekostenabrechnungen 10
Reklamationen 6

Dokumententypen S-Z

DokumentJahre
Sachkonten 10
Saldenbilanzen 10
Scheck- und Wechselunterlagen 10
Schulungs- und Ausbildungsnachweise 6
Speicherbelegungsplan EDV-Buchführung 10
Spendenbescheinigungen 10
Statistiken 6
Steuerunterlagen 10
Stundennachweise 10
Tagesberichte 10
Überstundenlisten 10
Unfallanzeige / Unfallprotokoll 6
Urlaubsanträge 10
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10
Verkaufsbücher 10
Vermögensverzeichnis 10
Vermögenswirksame Leistung (Unterlagen) 10
Versand- und Frachtunterlagen 6
Versicherungspolicen 10
Verträge 10
Wareneingang- und Zahlungsausgangsbücher 10
Zahlungsanweisungen 10
Zollbelege 6 oder 10
Zwischenbilanz 10

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